En cualquier proyecto que empieces, la organización de las tareas y el tiempo es fundamental. Aunque sea algo pequeño donde solo participes tú, tendrás que organizar muy bien tus tiempos y prioridades para alcanzar el objetivo, y esto se hace más complicado a medida que se añaden miembros al equipo. Afortunadamente hay varias opciones en software de gestión de proyectos que nos simplifican muchísimo el problema.

El software de gestión nos ayuda a organizar mejor las actividades ya que, cada uno a su forma, nos permite ver de forma gráfica y sencilla los diferentes proyectos en los que estamos trabajando, los miembros del equipo que participan en cada uno, las tareas asignadas a cada uno y el progreso en la ejecución de las mismas.

Y considerando cada vez más se trabaja en remoto, y que muchas organizaciones están compuestas de freelancers que trabajan desde diferentes partes del mundo, estas herramientas son cada vez más necesarias. Todas ellas están enfocadas en el trabajo colaborativo y contribuyen a una mejor comunicación, instantánea y eficaz, a la vez que algunas ofrecen facilidades para compartir archivos.

Te invito a que les eches un ojo a estos programas de gestión y organización. Seguro te ayudarán a conseguir que los objetivos se concreten.

¿Qué software de gestión de proyectos y organización es mejor?

Es difícil elegir uno, ya que cada uno tiene sus puntos fuertes. Pero te enseño los 6 más destacados de la actualidad para que elijas el que más se ajusta a tus necesidades

Basecamp

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Basecamp posiblemente sea el software de gestión de proyectos más popular e intuitivo.

Tiene un escritorio muy gráfico y muy bien diseñado donde se muestran todos tus proyectos y clientes a la vez. Al entrar a cada proyecto puedes ver fácilmente si hay tareas nuevas o pendientes. Y cuando acabes con cada una, la puedes marcar como finalizada. Otra ventaja es que tienes agrupadas todas las comunicaciones en un mismo espacio.

En cuanto al trabajo en equipo, con Basecamp es muy fácil subir y compartir archivos e incluso llevar un registro de los cambios en cada uno. También puedes hacer un seguimiento del progreso de cada miembro y de cada tarea. Y además, algunas de las versiones de pago permiten controlar el tiempo dedicado a cada actividad.

En cuanto al soporte, éste es un software basado en la nube y con apps para iPhone.

Basecamp ofrece varias alternativas de pago, que varían en función de la magnitud de la organización, y una versión gratuita limitada a un proyecto, que aunque no tiene límite de usuarios, no permite compartir archivos. Si te interesa probar este gestor de proyectos, puedes hacer una prueba gratuita de 30 días.

Luego, ya puedes ver si te interesa completar las prestaciones de Basecamp con otras herramientas de facturación, maquetación u otros widgets disponibles.

Trello

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Trello es otra herramienta muy eficaz para gestionar proyectos y trabajos en equipo. Permite ver qué tareas hay en cada proyecto de forma bien detallada, quién las tiene asignadas y determinar la fecha límite para cada tarea. También se pueden hacer checklists e incluso votaciones y aportes para cada actividad.

Pero sobre todo, Trello es muy customizable. Los proyectos se pueden organizar en boards o paneles en los que puedes crear tarjetas, que son el equivalente a tareas. Una vez que el equipo esté creado se pueden usar varias dinámicas de trabajo, ya que puedes asignar una tarjeta a alguien, dejar que los colaboradores se asignen tarjetas pendientes, cambiar al responsable de cada tarea, etc.

Y tiene un diseño muy funcional con la información ordenada en columnas, que puedes usar para organizar las tareas según sean nuevas, importantes, estén bloqueadas o pendientes, sean profesionales o personales. Además, les puedes agregar etiquetas de colores para encontrarlas y distinguirlas fácilmente.

Si quieres hacer cambios en una tarea al hacer clic en la tarjeta ya la puedes editar, agregando actualizaciones, comentarios, archivos adjuntos, etc. Y si necesitas cambiar una tarea de un proyecto a otro, lo puedes hacer con un fácil drag & drop.

Además, compartir documentos con Trello es muy sencillo, ya que permite trabajar con Dropbox y Google Drive para adjuntar archivos a las tareas. También tiene un calendario de tareas que fácilmente se puede incorporar a Google Calendar, por ejemplo.

Otras ventajas son que tiene aplicaciones móviles y, sobre todo, que es gratuito. Para las empresas, además, existe una opción premium de pago.

Blimp

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Blimp es un empredimiento tecnológico de Puerto Rico. Nació en el 2012 del esfuerzo de tres jóvenes de la Isla, y ya lleva un tiempo demostrando que es un excelente software de gestión de proyectos, sin nada que envidiarle a los que te enseñé más arriba.

El escritorio de Blimp es muy cómodo, y en un momento puedes ver tus diferentes proyectos, quiénes participan en cada uno, la fecha límite y el grado de avance. Dentro de cada proyecto puedes establecer los diferentes objetivos, y desglosar en cada uno las tareas necesarias para conseguirlo. Puedes asignar cada tarea a un miembro del equipo, y a su vez designar un supervisor que deberá aprobar la tarea cuando esté finalizada. Este supervisor puede ser, por ejemplo, el cliente.

Con Blimp puedes organizar las diferentes tareas de un proyecto, establecer el nivel de prioridad, ver su progreso, dejar comentarios o marcarlas como finalizadas, entre otras. Además, gracias a la integración con Google Drive y Dropbox, es muy sencillo compartir archivos con los demás miembros del equipo. También dispone de un historial en el que podemos hacer el seguimiento de cada proyecto desde su inicio.

A diferencia de los demás, Blimp incorpora un proceso de guía a la hora de desarrollar proyectos basado en las técnicas de producción ajustada que se usan en proyectos a gran escala. Este proceso ayuda a organizar mejor las tareas, conseguir mejores resultados y tomar decisiones importantes. Este rasgo lo hace idóneo para quienes se enfrentan por primera vez a la gestión de un proyecto.

Existe una versión gratuita, que permite gestionar un proyecto con usuarios ilimitados y almacenar hasta 10MB, y luego hay varios planes con más prestaciones.

Asana

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Otro gran software de gestión de proyectos que va ganando popularidad a pasos agigantados es Asana, de los creadores de Facebook. Este software está pensado específicamente para el trabajo en equipo.

Asana tiene un excelente diseño y está organizado en espacios de trabajo, que permite tener por separado los proyectos personales de los profesionales, por ejemplo. Crear tareas es muy sencillo con este software: con solo un clic creas nuevas tareas, las asignas a un responsable, las cambias de proyecto, les pones fechas límite, adjuntas archivos de Dropbox, Google Drive o de la computadora, creas subtareas, les añades etiquetas para encontrarlas fácilmente, etc.

Además, la comunicación es un valor destacado en Asana, que tiene en cada espacio, proyecto y tarea un espacio para la comunicación con los demás miembros del equipo, que funciona como un time line. Para estar al tanto de cómo van las tareas o proyectos basta con que uses la opción de seguirlo. Tanto los comentarios como las actualizaciones se hacen al instante y se pueden compartir calendarios.

Este software de gestión de tareas está basado en la web, y es accesible desde cualquier dispositivo móvil. Además, tiene una aplicación muy práctica para iPhone.

Si bien hay una versión premium por la que hay que pagar, la versión gratuita de Asana suele ser más que suficiente en muchos casos, ya que permite hasta 15 usuarios.

Redbooth

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Este software de gestión, que nació bajo el nombre de Teambox, es muy intuitivo, y es una herramienta útil y sencilla para proyectos colaborativos.

Redbooth tiene un escritorio muy cómodo, que te da un pantallazo general de la situación con todas las nuevas notificaciones de los diferentes proyectos, desde mensajes a actualizaciones de tareas, y todas las tareas que tienes asignadas, estén atrasadas, programadas para ese día o los siguientes, y el nivel de prioridad.

Redbooth te da la opción de organizar el trabajo en varios niveles. Primero puedes crear diferentes organizaciones, que puedes usar para diferenciar entre diferentes empresas que tengas, o entre lo personal y lo profesional. Y entre ellas, puedes asignar prioridad a las que sean más importantes para tí.

Los proyectos están dentro de las organizaciones, y tú eliges qué participantes agregar a cada uno. En ellos hay varias pestañas: una es para conversaciones, donde podemos iniciar diversos hilos de discusión o brainstorming, escribir mensajes para los destinatarios específicos que deban recibir el mensaje, adjuntar archivos, etc. Estas conversaciones se pueden transformar en tareas con un solo clic.

Otra es la pestaña de tareas, donde tienes las actividades organizadas en columnas o listas, que funcionan como grandes categorías donde agrupar actividades que sean similares. Cuando abras la tarea, no solo verás la conversación y los archivos asociados a ella sino que también podrás asignarle un responsable, ponerle una fecha límite, hacer un comentario sobre la tarea, rechazarla o marcarla como finalizada.

En Redbooth también tienes un espacio para tomar y compartir notas, puedes hacer y programar videoconferencias,y finalmente destaca su buscador, que sirve para encontrar tareas por nombre o etiqueta, por responsable, por fecha o estatus, entre otros.

Con Redbooth puedes elegir si trabajar en la nube o instalarlo en tu sistema y tiene aplicaciones para iOS y iPhone. Eso sí, la desventaja es que de momento no tiene versión gratuita, y el precio aumenta a medida que agregas participantes.

GanttProject

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GanttProject es un programa gratuito bastante diferente a los anteriores que requiere la instalación en el ordenador. Pero es muy sencillo de usar, con una gran interfaz y se pueden organizar las tareas para cualquier proyecto de forma muy gráfica.

Como su nombre lo indica, su característica más destacada es la capacidad de crear, modificar e imprimir complejos diagramas de Gantt, que se pueden convertir en PDF o HTML fácilmente. Además, también sirve para crear diagramas de Pert.

Una de las grandes fortalezas de GanttProject es que permite organizar las tareas de forma jerárquica, subordinando unas a otras y mostrando así el orden en que deben ser realizadas y la prioridad de cada una. También permite establecer hitos.

Con GanttProject, además, se puede asignar cada tarea a un trabajador y a un coordinador, darle un tipo de prioridad, mostrar el avance realizado, representarla en el gráfico con diferentes texturas y colores, y asociarla a una url. Pero además, podemos personalizar la información de cada tarea agregando campos nuevos.

GanttProject es un software de gestión de código abierto, con continuas actualizaciones y licencia GPL (General Public License). Se puede usar tanto con Windows como con Mac OS X y Linux y es compatible con Microsoft Project.

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Por supuesto, usar un software de gestión de proyectos no garantiza un buen desempeño. Pero aunque no hagan el trabajo por ti, estas herramientas ayudan a organizar mejor las tareas y hacer el trabajo en equipo más fácil; se aprovecha mejor el tiempo y la comunicación es más fluida. Si aún no lo has hecho, te recomiendo que incorpores uno en tu rutina.

Si te ha interesado este post, te recomiendo que leas también el de 9 herramientas para crear maquetas interactivas.

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