14 consejos para ser más productivo administrando el tiempo

En diciembre comencé hacer una reflexión sobre las metas que me había propuesto lograr en el pasado año. Analice lo que logré, lo que hice bien y no tan bien. Al analizar las cosas que no logré me di cuenta de que la mayoría de las veces el tiempo me traicionó. O mejor dicho, no fui eficaz en la gestión del tiempo. Entonces llegó enero y comencé a planificar lo que quiero lograr este año. A delinear qué hábitos debo eliminar y cuáles nuevos hábitos debo crear.

Reflexiones sobre cómo ser más productivo

En ese mismo mes, a través de los medios sociales, vi muchas lecturas sobre las resoluciones que todo emprendedor debe hace al principio de año además de múltiples artículos sobre cómo ser más productivo. Luego de leer una veintena de estos artículos decidí hacer mi propia estrategia para administrar el tiempo. En ella incluí algunos de los hábitos que exitosamente implementé el año pasado y algunos nuevos que trabajaré duro para implementar este año.

En este post les comparto mi plan. Si te gusta, te invito a que lo copies. Si no, por favor dime por qué. Si tienes ideas de cómo mejorar la productividad te invito a que comentes y añadas a la lista.

1. Duerme 8 horas

Muchos emprendedores como yo relegamos el sueño bastante. Cuando no nos queda más remedio nos vamos a la cama. La realidad del caso es que está científicamente probado que el dormir aumentar tus niveles de energía y productividad. Tu cerebro es una máquina que, como todas, necesita descanso y mantenimiento. ¡Dáselo!

2. Ejercítate

Luego de levantarte y desayunar es bueno separar unos 30 minutos para ejercitarse y hacer una rutina de ejercicios. Comienza por estirar tu cuerpo y luego haz ejercicios aeróbico (caminar, correr, bicicletear o remar) o anaeróbico (levantamiento de pesas). Al hacer ejercicios tu cuerpo produce endorfinas, un químico natural que aumenta la energía, baja el estrés, mejora el autoestima, ayuda al sueño y mejora la productividad.

3. Lee algo relacionado a tu industria

Antes de empezar tu día es bueno leer las noticias y alguna lectura relacionada con tu industria. Esto te permitirá mantenerte al día de los temas recientes y lo que acontece en tu negocio. Si lees algo interesante que crees valioso para otras personas no dudes en compartirlo a través de los medios sociales. Compartir el conocimiento es obligatorio.

4. Prepara tu lista de tareas claves

Establece una lista de 8 tareas clave que completarás en el dia. 6 de estas deberán ser profesionales y 2 personales. También puedes aplicar la ley de los 2 minutos que establece David Allen en su libro Getting Things Done en el que explica que si aparece una tarea que puedes completar en 2 minutos o menos, termínala en el momento.

Para la creación de esta lista y el manejo de mis proyectos utilizo Basecamp y Evernote. Si quieres explorar otras herramientas para gestión del tiempo puedes leer más en el post que escribí sobre software de manejo de proyectos.

5. Trabaja 90 minutos corridos

Para mí es muy efectivo utilizar la mañana y trabajar un bloque de 90 minutos corridos. Aunque considero mi ADHD un súper poder, en ocasiones lo tengo que mantener controlado. Para eso, antes de comenzar a trabajar apago el teléfono móvil y lo separo de mi computadora. Luego activo en mi computadora un excelente programa llamado Selfcontrol para Mac (en esta lista podrás encontrar alternativas similares para Windows u otros S.O.) que me bloquea por un tiempo limitado los websites que más frecuento y que me hacen perder tiempo. Puedes incluir todos los website que quieras.

Por ultimo pon algo de música. Spotify te permite escoger entre miles de canciones y listas de música para mejorar tu estado de animo y concentración.

Durante estas sesiones de 90 minutos procura:

• Utilizar la técnica del “Yesterbox” de Tony Hsieh, el CEO de Zappos. Como política él contesta en las mañanas antes del mediodía los correos del día anterior. Así, antes de que llegue la mañana, ya sabes lo que tienes que contestar. Si te llegan correos luego del medio día los contestas al otro día.
• Revisar tus metas principales para el crecimiento de la empresa y ejecuta algunas de las tareas para lograrlo.

6. No reuniones los lunes

Separa un día de la semana para no tener reuniones. Yo separo lo lunes. Esto me permite organizarme y trabajar de forma concentrada todo el día. Una vez comienzo la semana es difícil sacar tiempo de calidad y enfocarme. Los lunes me funcionan muy bien.

7. Establece reuniones de 15, 30 y 60 minutos

He comprobado que se puede ser mucho más eficiente en las reuniones si estableces desde el principio una agenda que se pueda cubrir en 15, 30 o 60 minutos. Esto te obliga a priorizar y ser muy preciso. No debes ser esclavo de esta regla ya que si la reunión amerita más tiempo debes dedicárselo. Sin embargo en mi experiencia da tiempo. Para que esto funcione, comparte de antemano con las personas que te vas a reunir cuánto tiempo tienes disponible.

8. Nunca almuerces solo

Según Keith Ferrazzi en su libro Never eat alone, una de las claves del éxito esta ligada al desarrollo de las relaciones interpersonales. Utiliza tu hora de almuerzo para compartir con tus compañeros de trabajo, empleados o nuevos contactos ya que te ayudará a mejorar tu red de contactos. También es recomendable almorzar con amigos o familiares para despejarte del trabajo y estimular un poco tu mente.

9. Medita

Antes de volver a trabajar separa unos minutos para meditar. Escoge un sitio cómodo, silencioso y sin distracciones. Si es un lugar que te inspire como al aire libre o un parque mejor. Siéntate derecho y respira profundamente por 10 minutos. Concéntrate en la respiración y mantén tu mente en blanco. Si te vienen pensamientos a la cabeza y no puedes concentrarte imagina que los pensamientos son pájaros que vienen y se van. La idea de la meditación es salir del ajetreo del día y tomar un descanso físico y mental.

10. Trabaja otro bloque de 90 minutos

Aplica lo mismo que en el punto 6 pero esta vez sé un poco más dinámico o flexible. Si puedes, cambia de lugar de trabajo como por ejemplo un salón de conferencias o un área compartida. Da una vuelta por la oficina e interactúa en persona con tus compañeros o empleados. No todo puede ser por correo electrónico. Fomenta la interacción en persona. Durante este periodo:

• Toca base con los miembros de tu equipo para saber el progreso de los proyectos.
• Ten conversaciones cortas no relacionadas al trabajo con cada empleado o compañero.

12. Toma una caminata

Uno de los hábitos más conocidos de Steve Jobs eran las famosas caminatas que hacia con sus empleados, clientes o proveedores. Esto le permitía salir de la oficina, ejercitarse y pensar creativamete. Separa una hora especifica para dar una caminata y tomar un café. Es un buen momento para hablar por teléfono o hacer una reuníon corta con algún nuevo contacto.

13. Revisa tu lista de tareas

A final del día revisa tu lista de tareas, comprueba las metas que conseguiste, evalúa tu desempeño y a partir de este anáisis haz una nueva lista de tareas para el próximo día.

14. Desconéctate

Sal de la oficina y procura desconectarte de tu día de trabajo. Si eres soltero o estás casado y no tienes hijos, busca un pasatiempo nuevo y dedícale tiempo. Toma clases de salsa, de cocina, tenis o cualquier cosa que te guste. Si tienes hijos, dedícales todo el tiempo que puedas hasta que se vayan a la cama. Luego tírate a ver televisión o lee sobre temas que no sean de trabajo para relajar la mente.

14. Escribe en tu diario

Antes de acostarte a dormir escribe en un diario. Es un buen momento para reflexionar sobre esas tareas, tanto de trabajo como personales, que te propusiste lograr. También es un buen momento para preguntarte qué aprendiste en el día y cómo ésto te acerca a tus metas. Si eres tecnológico te recomiendo la aplicación Day One para Iphone y Mac. Aquí encontraras una lista de otras aplicaciones parecidas para Android o Windows.

Bono:

15. Equípate con herramientas para ser más productivo.

Herramientas de organización del tiempo

No siempre es fácil mantenerse concentrado en las tareas que hay que hacer, pero hay una enorme cantidad de herramientas para aumentar la productividad que te podrán ser de gran ayuda. Pueden resultarte muy útiles, ¡aprovéchalas!

• Para gestionar tu uso del tiempo, prueba con Toggl or Yast.  Esta herramientas te permitirán rastrear todas tus actividades, identificar donde pierdes tiempo y en donde debes poner más empeño luego.
• Si eres social media manager, o gestionas varias cuentas de redes sociales, prueba Hootsuite. Es una plataforma muy fácil de usar en la que puedes configurar un escritorio con todas tus cuentas en las redes. Para compartir contenidos también te recomiendo que pruebes Buffer, una aplicación que te permite compartir de forma muy sencilla y en todas las redes sociales aquellos artículos que hayas encontrado y te resulten interesantes.
• Cuando encuentres artículos que quieras guardar para leer más tarde en tu tiempo libre, dos excelentes opciones son Pocket y Evernote (de esta última ya te hablé más arriba). La mayor ventaja de estas aplicaciones es que se pueden utilizar desde diferentes plataformas, y así puedes marcar un post de algún blog desde tu laptop y leerlo más tarde en tu smartphone de camino a casa.

• Administrar las contraseñas para cada sitio puede ser un dolor de cabeza, como hemos podido comprobar todos los que usamos una gran cantidad de cuentas diferentes a lo largo del día. Seguramente tienes, como yo, diferentes programas ligados a diferentes cuentas de correo, y además vas cambiando periódicamente las contraseñas. Y así es imposible no olvidarse de algunas. Te sugiero que pruebes LastPass, que gestiona y guarda un registro de tus diferentes contraseñas.
• Unroll Me es una aplicación que te permite aprovechar mejor el tiempo cuando se trata de suscripciones. Básicamente, cuando te des de alta te mostrará todos los mails de suscripciones que has recibido, y así te puedes dar de baja de una sola vez de todas las que no te interesen. Además, Unroll Me te permite guardar en una misma carpeta todas las que sí que te interesan para poder verlas juntas sin tener que navegar por cantidad de correos.
• Si la gestión de tu correo electrónico te vuelve loco y te mareas entre tantos mensajes, aquí una herramienta de gran utilidad para aumentar la productividad es el recién lanzado Outlook, producto del Puertorriqueño Javier Soltero de Acompli.

16. Por último, mantén siempre una actitud positiva!

Una mirada positiva de la vida siempre da sus frutos y es de gran ayuda, ya que mientras más feliz estés, más saludable y sobre todo, más productivo serás. Recuerda pensar en lo bueno de tu vida y buscar siempre el lado positivo de las cosas.

¿Ya conocías algunas de estas herramientas y estrategias? ¿Te han servido para ser más productivo? Tanto si te han gustado como si tienes otro sistema eficaz que te permita gestionar el tiempo y mejorar la productividad, me gustaría saber tu opinión.

Por Carlos R. Cobián

Twitter: @cobianmedia

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Imagen tomada de Startup Stock Photos.