A la hora de comenzar un negocio todos los emprendedores asumimos variadas responsabilidades y roles. La escasez de recursos económicos y humanos nos obligan a tener que hacer muchas cosas a la vez que no necesariamente dominamos o nos gustan. Podemos pasar muchos meses y hasta años haciendo esto para economizar dinero o asegurarnos que el producto o servicio cumple con las expectativas que uno como emprendedor se estableció.

Sin embargo, para hacer crecer el negocio es importante delegar funciones en tu equipo de trabajo. Especialmente las tareas que seguramente son sencillas para ti o, por lo contrario, de áreas que no dominas. En este escrito te explico la importancia de la delegación en el desarrollo de tu startup.

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Por qué hay que delegar actividades

Encargarte personalmente de todo lo que se hace en tu empresa solo se justifica cuando no tienes un equipo. Si no, es una pérdida de tiempo. No se puede estar pendiente de todos los detalles y a la misma vez estar pendiente de administrar el negocio. Esto supone una perdida de dinero, un aumento de ansiedad (¡no necesitas más ansiedad!) y consume tiempo, que es uno de los recursos más valiosos y escasos con los que cuentas.  Como resultado, acabas perdiendo oportunidades.

Por esto, delegar algunas actividades a otros miembros del equipo es una responsabilidad que debes asumir como CEO.

El tiempo que ganas al delegar funciones te permitirá, como dice John Beeson, pasar de la microgestión a la gestión estratégica, poder concentrarte en la estrategia global y dedicarte tiempo a los temas importantes y urgentes. Al hacer aquello que se te da mejor aumentas tu productividad.

Tu equipo de trabajo es uno de los más beneficiados ya que también se enriquecen si les delegas responsabilidades. Como nos recuerda Allan Hall, a la vez que es una oportunidad para aprender y crecer, es una señal de que confías en ellos, lo que refuerza la fidelidad.

El reto pendiente de los CEOs, cómo delegar responsabilidades eficazmente

Aunque los beneficios de delegar tareas son evidentes, a los CEOs les sigue costando mucho. Entre quienes no delegan por desconfianza, por ser controladores o lo que sea, y los que lo intentan pero no lo hacen bien, nos encontramos con que apenas un 10% de los CEOs realmente sabe delegar, según los datos que cita Marty Zwilling. Esto evidentemente representa un problema para la compañía, que se beneficiaría de un directivo que pudiera gestionar las funciones y el tiempo de forma más eficiente.

Si eres parte de ese 10%, ¡felicidades!, has conseguido desarrollar una de las habilidades más importantes de un CEO. Si no, ponte a trabajar y sigue los siguientes consejos para aprender a delegar.

Cómo delegar funciones en 5 pasos

Varios expertos, como los citados más arriba, proponen sugerencias para delegar eficazmente. A partir de sus consejos he preparado este resumen que recoge los 5 pasos más importantes.

1- Perder el miedo a delegar

Este es el primer paso que debes dar. Piensa que delegar no es dejar las cosas a la suerte sino que tienes un equipo capaz de cumplir los objetivos que les propongas. Delegar tampoco tiene por qué ser llegar al día decisivo y encontrarte con que las cosas no estén hechas. Si estableces una buena comunicación y mecanismos de seguimiento no tiene por qué haber sorpresas. De hecho, delegar tampoco conlleva dejar todo de repente en manos de otros: puede ser de a poco y por partes. Para empezar puedes ponerte objetivos a 6 meses.

2 – Qué delegar

¿Estas listo para hacerlo? Ahora que esta listo debes empezar a decidir cuáles son las tareas que vas a delegar. Para esto debes hacer dos distinciones: por un lado piensa en aquellas decisivas para tus responsabilidades, las que solo tú puedes asumir, y aquellas que pueden ser desempeñadas por otra persona. Por otro lado, dedica un tiempo a hacer una reflexión interior y reconoce las tareas en las que destacas y las que no se te dan tan bien. Pregúntate en qué funciones puedes aportar más valor y cuáles son las tareas en las que merece la pena invertir más energía.

3 – A quién delegar

En tu equipo tendrás personas con diferentes habilidades y actitudes. Evalúalas teniendo en cuenta lo siguiente: puede asumir más responsabilidades? tiene capacidad para desarrollar sus funciones de forma independiente? Quienes cumplan con estos requisitos son buenos candidatos, pero no descartes a otro perfil: el de aquellos con potencial, que aunque no están preparados aún, podrán hacerlo si cuentan con un buen guía que los acompañe en la curva de aprendizaje.

4 – Explica bien en qué consiste la tarea

Comunica bien las tareas que delegarás. Se específico: el responsable de desempeñar una función debe saber en qué consiste, cómo se medirá su desempeño, cómo están ligadas estas tareas al los objetivos de la empresa, con qué presupuesto cuenta, con qué personas deberá colaborar, por mencionar algunos temas.

También debes ser muy claro sobre las fronteras de cada tarea que le asignas a cada uno y cuál es el nivel de autonomía con el que trabajará: puede que tenga total libertad para tomar decisiones o que prefieras que te proponga opciones o haga recomendaciones..

Aunque hagas todo lo antes mencionado a veces no es suficiente. Mi recomendación: aunque suene infantil, pídeles que te expliquen ellos en que consiste la responsabilidad que les has delegado para comprobar que el mensaje ha llegado bien y que han entendido bien el compromiso que deben asumir. Si no te sientes cómodo con este sistema puedes cambiarlo por preguntas.

5 – Haz un seguimiento

Durante la realización de cada proyecto debes utilizar algún método que te permita hacer un seguimiento del proyecto. Muchos CEOs olvidan este paso, que es uno de los más importantes para que el resultado sea exitoso.

¿Por qué es tan importante? Por un lado, refuerza la relación con el equipo y por otro permite adelantarse a los posibles obstáculos que se vayan presentando.

¿Cómo hacer el seguimiento de las tareas? Lo más sencillo y aconsejable es establecer una serie de milestones, con objetivos claros y fechas establecidas, a la vez que una serie de métricas que permitan evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos. Si los responsables de los proyectos tienen más experiencia seguramente necesitarás dar menos detalles y poner menos milestones. Si en cambio se trata de alguien que está en un nivel más inicial, deberás proporcionarle más apoyo y hacer un seguimiento de cerca.

En las reuniones de seguimiento tanto tú como el responsable podrán evaluar en qué medida las métricas reflejan su avance y discutir aquellos obstáculos que vayan apareciendo. Para estimular el crecimiento de tu equipo dale todo el apoyo necesario pero deja que sea él quien encuentre las soluciones.

6 Recomendaciones para delegar eficazmente

Decirlo es más fácil que hacerlo. Y aunque los pasos son sencillos, hay otro tipo de obstáculos que nos pueden dificultar delegar. Las siguientes son recomendaciones para tener en cuenta a la hora de implementarlos y tienen que ver más bien con la actitud que debes adoptar para que la delegación de funciones sea exitosa.

– No es el cómo sino el qué

Tendemos a esperar que las otras personas hagan las cosas como nosotros, que presenten los informes como a nosotros nos gusta y que adopten el estilo con el que nosotros mismos hemos hecho esa tarea hasta ahora. Error!. Olvídate del cómo y enfócate en el qué y el por qué. Si te concentras en el estilo, que es algo que cambia de una persona a la otra, estarás perdiendo de vista lo importante, que es la calidad de los resultados.

– Junto con la responsabilidad, autoridad

Para que una persona asuma una nueva responsabilidad debes darle autonomía y autoridad. Esto conlleva que le dejes hacer las cosas a su manera siempre y cuando se ajuste a los objetivos. También significa permitir el fracaso, por lo que será de vital importancia que hayas elegido bien qué puedes delegar y qué no.

– Reconocer los méritos

Los miembros de tu equipo se merecen que les des crédito por sus logros. Díselo a ellos y al resto, ponlo también por escrito. Agradece, felicita, recompensa, aprecia y celebra. Esto los llevará a tener más confianza en sí mismos, los estimulará para seguir aprendiendo y resultará en un equipo más leal y motivado.

– Un paso más

Si quieres ir un nivel más allá puedes encargarle a otro miembro de tu equipo que haga un seguimiento del progreso de los proyectos y puede encargarse de recoger los informes, monitorear los avances según las fechas límite para cada objetivo, entre otros.

– Nunca readmitas tareas

Un error bastante frecuente es que los empleados delegan mejor que el CEO. Delegan sus tareas hacia abajo o de vuelta al CEO.  Evítalo a toda costa a menos que la situación requiera tu intervención urgente. Si se encuentran con problemas, háblalo en las reuniones de seguimiento, mantén una comunicación frecuente con ellos y asegúrate de que cuentan con todos los recursos que necesitan para salir del problema. Pero no readmitas las tareas que has delegado.

– Evalúate tú mismo

En las reuniones que mantengas con tu equipo aprovecha para que te den feedback sobre tu forma de delegar. Gracias a sus observaciones podrás hacerlo cada vez mejor y será beneficiosos para todos, un verdadero win – win para tí, el equipo y la empresa.

Delegar responsabilidades en la empresa no es una labor sencilla, pero una vez que aprendas a hacerlo y lo asumas como una de tus responsabilidades como CEO verás cómo aumenta la productividad, la motivación y así, tu startup crecerá. El cambio depende de tí.

Por Carlos R. Cobián

Twitter: @cobianmedia

Facebook: Cobianmedia

 

Imagen tomada de Pixbay.

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